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Come organizzare un evento di beneficenza

La to do list per un evento di beneficenza a regola d'arte

Un evento di beneficenza è un’attività organizzata per raccogliere fondi o aiuti a sostegno di una causa umanitaria.
Organizzare un evento di beneficenza significa pianificare il tutto in ogni singolo dettaglio; se messo in atto nel modo giusto, un evento di beneficenza attirerà, inoltre, donatori oltre che per l’iniziativa corrente, anche per quelle future.
Ma cosa serve per pianificare un evento di beneficenza nel modo migliore?
Ecco di seguito la to do list per organizzare un evento di beneficenza a regola d’arte.

Obiettivi

Innanzi tutto, per pianificare un evento di beneficenza, occorre aver ben chiari gli obiettivi, ovvero quale causa umanitaria vuoi perseguire.
Le cause da sostenere sono numerose:

  • malattie comuni, come AIDS;
  • malattie rare;
  • catastrofi naturali;
  • vittime della guerra;
  • riconoscimento dei diritti umani;

e molte altre.
In base alla causa che vuoi promuovere, cambiano le modalità di organizzazione dell’evento.

Obiettivo evento di beneficenza

Forma il tuo team

Per una buona riuscita dell’evento, hai bisogno di circondarti di professionisti del mestiere, soprattutto se la tua è un’iniziativa in grande.
Non pensare di riuscire a gestire tutta l’organizzazione di un evento; così facendo rischierai invece di deludere le aspettative degli invitati, le tue aspettative e potresti non raggiungere gli obiettivi che ti sei prefissato.

Burocrazia

Prima di iniziare a stendere le basi organizzative di un evento, studia attentamente leggi e regolamenti, tasse e permessi e molto altro, oltre a considerare i tempi necessari per avere tutte le carte in regola per organizzare il tuo evento di beneficenza.
Una buona ricerca in questo ambito ti permetterà di lavorare linearmente e non perdere del tempo inutilmente, oltre a non incorrere in problemi legali.

Tempismo

A proposito delle tempistiche, non esiste un giorno particolare; un evento di beneficenza si organizza quando si pensa sia necessario.
Il periodo è quello giusto per la causa che stai sposando o potrebbero sorgere problemi?
Ci sono delle novità da rendere pubbliche nell’immediato o pensi che sia arrivato il momento di sensibilizzare le persone su una particolar tematica?
Queste sono delle domande le cui risposte ti daranno l’indicazione del momento più favorevole.
Una volta individuato il periodo migliore, devi scegliere data e orario specifico in base alla disponibilità indicativa delle persone che vuoi invitare: ricorda che l’elemento fondamentale sono proprio gli invitati.
Se sai che le persone che vuoi avere come ospiti lavorano durante la settimana, non organizzerai l’evento di martedì, così come se nel mese di agosto il tuo target solitamente va in vacanza, organizzerai l’evento un mese prima o dopo, tenendo in considerazione anche il budget che potrebbero avere a disposizione.

Luogo

La location, così come le tempistiche, è importante e va scelta accuratamente a seconda sia della causa umanitaria che stai perseguendo, sia del periodo in cui si svolgerà l’evento.
Innanzi tutto, tieni in considerazione le stagioni e il tempo atmosferico: se è estate conviene organizzare l’evento in un posto chiuso o aperto? Quanta è la probabilità di precipitazioni, se sto considerando una location all’aperto?
Inoltre, la location deve essere adatta anche alle tue esigenze:

  • centro congressi;
  • sala concerti;
  • sala in cui poter cenare;
  • stadio all’aperto;
  • palazzetto sportivo.

Questi sopraelencati sono solo alcuni dei luoghi in cui organizzare un evento di beneficenza da scegliere in base all’obiettivo ed al target.
Se gli invitati provengono da una classe sociale elevata con alto reddito, probabilmente sceglierai un centro congressi; al contrario se stai promuovendo iniziative, ad esempio, antitabagismo, un palazzetto sportivo sarebbe più indicato.

Location eventi di beneficenza

Cosa Fare

Assieme alla scelta della location, ti dovrai muovere per pensare alle attività da svolgere durante l’evento:

  • cena;
  • conferenza;
  • mostra;
  • concerto;
  • asta;

e molto altro ancora.
Come potrai notare, la scelta della location è la scelta delle attività da svolgere si influenzano a vicenda, molto più che con gli altri elementi.

Inviti e invitati

Una volta scelta la data, l’orario e la location, e la disponibilità effettiva di questa, si passa all’invio degli inviti.
Anche in questo caso, l’invito varierà a seconda del tipo di evento:

  • aperto a tutti;
  • a numero chiuso solo su invito;
  • a numero chiuso in parte su invito, in parte a entrata libera.

Nel caso in cui vuoi riservare l’evento di beneficenza a un ristretto numero di persone, dovrai sceglierle accuratamente; solitamente agli eventi di beneficenza si invitano coloro che possano dare un contributo concreto alla causa oppure influencer che possano invogliare altri a fare beneficenza, anche in un secondo momento.
L’invito dovrà, infine, essere nominativo e dovrà comunicare il tipo di evento organizzato, se raccolta fondi o sensibilizzazione su alcuni temi, o se interverranno autorità.
Se, al contrario, l’invito è aperto a tutti, preoccupati di pubblicizzare l’evento il più possibile con volantini e manifesti, se le persone che vuoi far partecipare all’evento possono essere raggiunte in questi modi; ricorda di promuovere anche sui social campagne realizzate, però, da professionisti.
Ciò che è importante, qualunque sia il numero degli invitati, è comunicare il metodo accettato per le donazioni:

  • contanti;
  • bonifici;
  • assegni;
  • carte di credito.

Misure di sicurezza

Ciò che molto spesso viene tralasciato è un piano da adottare in caso di emergenze o incidenti che possono accadere sia in location aperte che chiuse.
Quindi, tieni a portata di mano un kit di pronto soccorso e, durante la scelta della location, informati sulle uscite di emergenza e sugli estintori presenti.

Il giorno dell’evento

Il giorno dell’evento sarai sicuramente agitato per tutta una serie di imprevisti che potrebbero succedere durante lo svolgimento dello stesso: niente di più sbagliato.
Ecco, invece, cosa devi fare:

  • mantenere la calma, o agiterai i tuoi ospiti inutilmente con il rischio di non raggiungere i tuoi obiettivi;
  • arrivare in anticipo per assicurarti che vada tutto bene;
  • intrattenere gli ospiti, se la tipologia dell’evento lo permette.

Il giorno dell'evento di beneficenza

Ora sei pronto per organizzare il tuo evento di beneficenza a regola d’arte.

Quali sono i più famosi eventi di beneficenza in Italia

Gli eventi di beneficenza in Italia sono numerosi e questo perché essi vengono organizzati sia da onlus, che da associazioni culturali e altre, sia da privati cittadini che decidono di sposare una causa o di sensibilizzare su un determinato tema.
Un esempio per tutti è Save The Children, la più grande organizzazione indipendente impegnata in Italia e nel mondo per salvare i bambini e garantire la loro crescita.
Uno dei tanti eventi organizzati da questa organizzazione è il “Red party”, un appuntamento annuale che coinvolge un grande numero di ospiti e donatori riuniti per dire stop alla guerra sui bambini.
Un altro attore molto attivo in Italia su questo campo è la Fondazione Telethon, l’ente senza scopo di lucro che ha come obiettivo quello di finanziare la ricerca scientifica italiana sulle malattie generiche rare per trovare una cura, dar diagnosi certe e migliorare la vita di chi è affetto da queste patologie.
Un appuntamento imperdibile ogni Natale è la Maratona Telethon, una settimana no-stop sul canale Rai1 volto a sensibilizzare il pubblico sul tema affrontato dalla Fondazione e raccogliere fondi.
Medici Senza Frontiere, la ONLUS che interviene durante le emergenze sanitarie con rapidità ed efficacia, oltre a organizzare eventi solidali di sensibilizzazione e raccolta fondi, come mostre fotografiche, testimonianze, presentazioni di libri, proiezioni di docu-film e altro, MSF ti dà la possibilità di organizzare la tua raccolta fondi sposando le stesse cause umanitarie dell’organizzazione come:

  • cena o festa tra amici;
  • mercatino di Natale;
  • vendita di dolci;
  • corsa podistica;
  • torneo di calcetto;
  • mostra fotografica;

e molto altro.
Un’altra ONLUS che organizza eventi per raccogliere fondi per migliorare le condizioni di vita di bambini e adolescenti in difficoltà è SOS Bambini, operante sia in Italia che all’estero.
Tra gli eventi di beneficenza ci sono:

  • l’armadio di SOS Bambini;
  • mercatini presso le scuole e di Natale;
  • raccolta alimentare;
  • tornei di burraco.

Anche Emergency, l’organizzazione non governativa che offre cure medico-chirurgiche gratuite e di elevata qualità alle vittime di guerra, di mine antiuomo e della povertà, organizza eventi per la raccolta dei fondi, volti a migliorare e raggiungere ogni volta la loro missione.
Un evento ricorrente è quello di Natale; in questo periodo, infatti, Emergency trasforma l’affannosa ricerca del regalo perfetto nella possibilità di fare un gesto di pace, contribuendo a garantire cure alle vittime della guerra e della povertà e a promuovere una cultura di solidarietà e rispetto dei diritti umani.